Vie privée

Mise à jour le 01.11.2020

La présente Politique est établie par :
Anthemis SA
Adresse : Place Albert I, 9 – B-1300 Limal
e-mail  : [email protected]
Elle est enregistrée sous le numéro de BCE n° : 0873 098 285
Ci-après, « Anthemis » ou « nous », « nos ».
Nous sommes particulièrement attentifs à la protection des données à caractère personnel (ci-après nommées « les données ») et au respect de la vie privée de toutes personnes amenées à entrer en contact avec nous. Nous agissons en toute transparence, conformément aux dispositions nationales et internationales en la matière, notamment le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le « règlement général sur la protection des données » ou « RGPD »).
La présente déclaration décrit les mesures prises pour la gestion de vos données à caractère personnel, et vos droits en qualité de personne concernée.
Elle peut être modifiée à tout moment afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou technologiques. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.
Pour notre site internet nous vous renvoyons vers la politique des cookies en suivant ce lien : www.anthemis.be/cookies-policy.
Il se peut que notre site web contienne des liens vers d'autres sites web intéressants. Cependant, une fois que vous avez suivi ces liens pour quitter notre site, vous devez savoir que nous n'avons aucun contrôle sur le site tiers. Par conséquent, nous ne pouvons pas être tenus responsables de la protection du caractère privé des informations que vous fournissez lorsque vous visitez ces sites. Ces sites ne sont pas régis par la présente Charte de protection de la vie privée.
Vous pouvez réagir à l’une des pratiques décrites ci-après en nous contactant.
Nous vous informons que vos données seront utilisées conformément à la présente déclaration de protection des données.
1.    POURQUOI TRAITONS NOUS VOS DONNÉES ?
2.    QUELLES DONNÉES SONT COLLECTÉES ET TRAITÉES ?
3.    VOS DONNÉES SONT-ELLES DIVULGUÉES OU PARTAGÉES À DES TIERS ?
4.    EST-CE QUE NOUS TRANSFÉRONS VOS DONNÉES HORS DE L’UNION EUROPÉENNE ?
5.    QUELLE EST LA DURÉE DE CONSERVATION DE VOS DONNÉES ?
6.    COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOTRE VIE PRIVÉE ?
7.    QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER ?
8.    QUEL EST LE DROIT APPLICABLE ET LA JURIDICTION COMPÉTENTE ?
9.    UTILISONS-NOUS DES TRACEURS ?
10.    ATTENTION À LA MISE À JOUR DE LA PRÉSENTE POLITIQUE !


1.    Pourquoi traitons-nous vos données ?
Nous recueillons et traitons vos données personnelles pour différentes raisons en nous fondant sur une base juridique déterminée par le RGPD (par exemple, le respect d'une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ou l’exécution d’un contrat conclu avec vous).
Le tableau ci-dessous énonce les finalités et le fondement juridique d’utilisation de vos données personnelles.

Traitements

Finalité d’utilisation

Fondement juridique du traitement

Gestion des relations précontractuelles

Nous traitons vos données personnelles afin de répondre aux demandes et/ou questions que vous nous adressez (notamment via le formulaire de contact sur notre site), si vous nous envoyez votre CV pour postuler chez nous, si vous nous contactez dans le cadre d’un projet de publication, si nous vous contactons pour initier une collaboration éventuelle.

Conformément à l’article 6.1.b) du RGPD, ce traitement est nécessaire aux mesures précontractuelles.

 

Gestion de nos clients

 

Nous traitons vos données personnelles pour effectuer les opérations relatives à la gestion de notre activité : les contrats ; les factures ; la comptabilité, les envois et suivi des commandes ; la mise à disposition de documents…

Conformément à l’article 6.1.b) du RGPD, ce traitement est nécessaire aux mesures contractuelles.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation des obligations légales qui nous incombent  conformément à l’article 6.1.c) du RGPD.

Gestion des relations avec les auteurs

Nous traitons vos données personnelles pour effectuer les opérations relatives à la gestion de notre relation : le contact ; les factures ; la comptabilité ; la fiscalité ; le suivi de la production...

Conformément à l’article 6.1.b) du RGPD, ce traitement est nécessaire aux mesures contractuelles.

Ce traitement est nécessaire à la réalisation des obligations légales qui nous incombent  conformément à l’article 6.1.c) du RGPD.

Gestion des formations, colloques, webinaires

Nous traitons vos données dans le cadre de l’organisation de nos activités de formation, colloque et webinaire afin d’assurer le suivi de votre inscription à notre événement et de vous communiquer les informations utiles.

Conformément à l’article 6.1.b) du RGPD, ce traitement est nécessaire aux mesures contractuelles.

 

Gestion de nos analyses internes

Nous traitons vos données personnelles afin d’effectuer des analyses internes. Nous pouvons être amenés à utiliser vos coordonnées afin de vous contacter dans le cadre d’enquêtes ou d’études de marché.

Nous traitons vos données, conformément aux dispositions de l’article 6.1.f) du RGPD, sur base de notre intérêt légitime, ici énoncé dès lors  que nous avons pondéré cet intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux en examinant vos « attentes raisonnables ».

Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement.

Gestion de notre communication et notre newsletter

 

Nous traitons vos données personnelles afin de vous communiquer les informations relatives à nos prestations.

Il relève de notre intérêt légitime et commercial de vous offrir et promouvoir tous les services, nouveaux produits, offres spéciales et/ou partager avec vous des messages informatifs qui correspondent à ce que vous pouvez raisonnablement attendre de nous dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. 

Nous traitons vos données, conformément aux dispositions de l’article 6.1.f) du RGPD, sur base de notre intérêt légitime, ici énoncé dès lors que nous avons pondéré cet intérêt et vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux en examinant vos « attentes raisonnables ».

Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement.

 

Gestion de nos fournisseurs

 

Nous traitons vos données personnelles afin de réaliser nos obligations contractuelles à votre égard ou à l’égard de votre entreprise.

Ce traitement est nécessaire à l’exécution de nos engagements conclus avec vous, conformément à l’article 6.1.b) du RGPD).

 

Gestion de notre contentieux

 

Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour répondre à notre intérêt légitime ou à ceux de tierces parties, à l’occasion de la défense de nos intérêts (ou de ceux de tiers) en justice dans le contexte de notre relation existante ou possible dans le futur. 

 

Nous avons également un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel en vue de la défense de nos intérêts notamment mais pas exclusivement dans le cadre de contestations ou d’actions en justice sur base de l’article 6.1.f) du RGPD.

Nous pourrions aussi être amenés à traiter des données sensibles dans ce cadre, conformément aux dispositions de l’article 9.2f) du RGPD.

Sauf exception légale, vous pouvez vous opposer aux traitements qui se fondent sur l’intérêt légitime, ou sur votre consentement, à tout moment, en nous contactant.

2.    Quelles données sont collectées et traitées ?
Nous collectons uniquement des données à caractère personnel adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est strictement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Suivant les finalités, la collecte des données est réalisée différemment.
Nous vous détaillons ci-dessous les données personnelles que nous recueillons sur vous, la raison de leur collecte ainsi que les modalités de recueil de celles-ci.


Traitements

Les données collectés et traitées

Modalités de la collecte

Gestion des relations précontractuelles

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone)

Données d’identification électronique (adresse mail)

Données familiales (état civil, dans le cadre du recrutement uniquement)

Caractéristiques personnelles (votre pays, votre langue, vos centres d’intérêt)

Caractéristiques professionnelles (profession et dans le cadre du recrutement uniquement, diplôme, carrière)

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

Depuis des bases de données commerciales

 

Gestion de nos clients

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de commande, numéro d’entreprise ou de TVA)

Données d’identification électronique (adresse mail, adresse IP)

Données financières (n° de compte)

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

Depuis la banque carrefour des entreprises, sur les bases de données de votre  Ordre professionnel

Gestion des relations avec les auteurs

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro d’entreprise ou de TVA, numéro de Registre national)

Données d’identification électronique (adresse mail)

Caractéristiques professionnelles (profession, centres d’intérêts)

Données financières (n° de compte)

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

Depuis la banque carrefour des entreprises, depuis les bases de données de votre  Ordre professionnel

Gestion des formations, colloques, webinaires

Données d’identification personnelle des orateurs et des participants (nom, prénom)

Données d’identification électronique (adresse mail, adresse IP)

Caractéristiques professionnelles des orateurs (profession, diplôme, carrière)

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

 

Gestion de nos analyses internes

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de commande, numéro d’entreprise ou de TVA)

Données d’identification électronique (adresse mail, adresse IP)

Caractéristiques personnelles (votre pays, votre langue, vos centres d’intérêts)

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

Depuis la banque carrefour des entreprises, depuis les bases de données de votre  Ordre professionnel

Gestion de notre communication et notre newsletter

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse)

Données d’identification électronique (adresse mail, adresse IP)

Caractéristiques personnelles (centres d’intérêts)

Caractéristiques professionnelles (profession)

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

Depuis des bases de données commerciales ou depuis les bases de données de votre Ordre professionnel

Gestion de nos fournisseurs

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de commande, numéro d’entreprise ou de TVA)

Données d’identification électronique (adresse mail)

Données financières (n° de compte)

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

Depuis la banque carrefour des entreprises

Gestion de notre contentieux

 

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, numéro de commande, numéro d’entreprise ou de TVA)

Données d’identification électronique (adresse mail, adresse IP)

Caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance, votre pays, votre langue)

Données financières (n° de compte)

Toutes données nécessaires à la défense de nos intérêts en justice

Directement auprès de vous

Vous les avez rendues accessibles publiquement

Depuis la banque carrefour des entreprises ou depuis les bases de données de votre  Ordre professionnel

3.    Vos données sont-elles divulguées ou partagées à des tiers ?
Les données énumérées ci-dessus sont accessibles aux personnes membres de notre équipe, ou intervenant comme collaborateurs ; le cas échéant, vos données sont communiquées à nos avocats ou tous conseils techniques, à des organismes bancaires ou d’assurances dans les strictes mesures nécessaires. 

Nous sommes aussi susceptibles de transmettre vos données :
a)    sur requête d’une autorité légale judiciaire ou administrative ou auxiliaire de justice ; ou
b)    en toute bonne foi en considérant que cette action est requise pour se conformer à toute loi ou réglementation en vigueur ;
c)    en vue de protéger et défendre nos droits ou ceux des autres usagers de nos services.
Nous pouvons aussi être amenés à laisser l’accès à certaines données à nos cocontractants, qualifiés de « sous-traitants » au sens de la législation, dans la mesure strictement nécessaire à la réalisation de nos finalités, comme par exemple le fonctionnement d’applications ou de systèmes de gestion informatisés.
En toutes circonstances, nous assurons la protection de vos données par des conventions assurant la confidentialité.

Type de prestataire de service

Localisation

Des prestataires de solutions d’envoi d’e-mails

En Europe

Des prestataires de solutions d’envoi postal 

En Europe

Des prestataires de solutions informatiques et de maintenance de l’infrastructure et des systèmes

En Europe/En Israël/Aux États-Unis

Réseaux sociaux

En Europe

Des prestataires de service d’hébergement / Cloud

En Europe

Avocats et prestataires de services juridiques

En Europe

Comptables et prestataires de services financiers

En Europe

Prestataires dans le processus de production et de diffusion

En Europe

Solution d’envoi de newsletters

En Europe

Solution de visioconférence

En Europe/Aux États-Unis

Banques

En Europe














Pour des raisons de sécurité, le nom de nos sous-traitants ne sont communiqués qu’à première demande et ce, dans les meilleurs délais. Vous pouvez nous adresser un mail à l’adresse suivante : [email protected]


4.    Est-ce que nous transférons vos données hors de l’Union européenne ? 

Nous ne procédons pas à des transferts hors de l’Union européenne.

Le cas échéant, si nous devions procéder à des transferts des données vers un pays hors de l’Union, ces transferts ne seront autorisés que si et seulement si :
- La Commission européenne a rendu une décision accordant un niveau de protection adéquate et équivalent à celui prévu par la législation européenne, les données personnelles seront transférées sur ce fondement.
- Le transfert est couvert par une mesure adéquate accordant un niveau de protection équivalent à celui prévu par la législation européenne, telle que les Clauses Standard de la Commission, le consentement.

5.    Quelle est la durée de conservation de vos données ?
La durée de conservation varie selon les finalités des traitements de vos données. Cette durée est limitée en tenant compte des éventuelles obligations de conservation que nous impose la loi.
Vous trouverez ci-dessous la liste des traitements avec leur délai de conservation.

Le traitement

Durée

Gestion des relations précontractuelles

La durée de conservation est de 2 ans à partir de votre dernière réaction

Gestion de nos clients

La durée de conservation est de 10 ans à partir de l’année durant laquelle vous avez été encodé comptablement

Gestion des relations avec les auteurs

La durée de conservation est de 10 ans à partir de l’année durant laquelle vous avez été encodé comptablement

Gestion des formations, colloques, webinaires

La durée de conservation est de 10 ans à partir de l’année durant laquelle vous avez été encodé comptablement

Gestion de nos analyses internes

La durée de conservation est de 5 ans à partir de l’émission de notre analyse en interne pour assurer une évaluation à long terme de nos évolutions

Gestion de notre communication et notre newsletter

La durée de conservation est de 3 ans à partir de la fin de la relation commerciale ou de la collecte

Gestion de nos fournisseurs

La durée de conservation est de 10 ans à partir de l’année durant laquelle vous avez été encodé comptablement

Gestion de notre contentieux

 

Les données sont effacées dès que le jugement est devenu définitif ; le jugement est lui conservé à des fins fiscales, 10 ans après l’année de la signification de la décision définitive

6.    Comment protégeons-nous votre vie privée ?
Afin de garantir aux données recueillies sur le site web un niveau de sécurité optimum, nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (technologie de cryptage et mesures de sécurité afin d’empêcher l’accès non autorisé, la révélation de vos informations personnelles, de protéger et d’éviter la perte, l’usage abusif ou l’altération des informations collectées sur les sites web). Nous tenons compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour vos droits et libertés.
En toute circonstance, nous assurons un niveau adéquat de sécurité technique et organisationnelle de vos données, en vue de vous prémunir de toute fuite de données, notamment la perte, la destruction, la divulgation publique, l’accès non autorisé ou tout usage abusif. Cependant et si vous avez connaissance de l’existence d’une fuite de données ou si vous en suspectez une, nous vous demandons de nous la signaler immédiatement en nous contactant.

7.    Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Excepté si une disposition légale en vigueur en Belgique ne le permet pas, en ce compris le RGPD, en vertu de la réglementation, vous avez les droits suivants :
- Le droit d’accès en ce compris le droit de savoir si nous traitons vos données ;
- Le droit d’avoir une copie des données traitées ;
- Le droit de rectification des données traitées ;
- Le droit d’opposition aux traitements de vos données, notamment si vous désirez retirer votre consentement ou si vos données sont traitées sur base de notre intérêt légitime ;
- Le droit de limiter le traitement des données traitées
        -  si vous contestez l’exactitude de ces données, dans l’attente de l’évaluation des intérêts en présence avant l’exercice du droit d’opposition au traitement de certaines de vos données personnelles. 
        -  si le traitement de vos données personnelles est illégitime, mais que vous ne souhaitez néanmoins pas exercer votre droit à l’effacement des données.
        - si nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous en avez besoin dans le cadre d’une action en justice.
- Le droit à l’effacement des données traitées. Néanmoins, ce droit, n’est pas absolu et nous ne pourrons y donner suite si une obligation légale, telle que la tenue de notre comptabilité, nous contraint à traiter vos données ;
- Le droit à la portabilité des données traitées, à savoir de récupérer ou transférer à un tiers que vous désignerez, vos données personnelles que nous traitons, pour votre usage personnel, et ce dans le format dans lequel nous les conservons ;
- Le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
www.autoriteprotectiondonnees.be/
Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles
Tel.: +32 (0)2 274 48 00
Télécopie: +32 (0)2 274 48 35
Courriel : [email protected]  


Vous pouvez également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de votre domicile.
Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, vous êtes invités à consulter l’adresse suivante de l’Autorité de protection des données :
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte


Si vous avez besoin de plus d’informations sur vos droits contactez-nous.
Nous ne manquerons pas de donner suite à votre demande dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois qui suit la réception de votre demande, nous vous informerons des suites que nous y avons accordées.
Selon la difficulté de votre demande ou le nombre de requêtes que nous recevons d’autres personnes, ce délai pourra être prolongé de deux mois. Dans ce cas, nous vous avertirons de cette prolongation dans le mois suivant la réception de votre demande.
En toutes circonstances, lors de la communication de ces informations, nous sommes toujours dans l’obligation de tenir compte des droits et libertés des autres personnes.
Vous pouvez exercer vos droits en vous adressant par mail à l’adresse suivante : [email protected] ou par envoi postal à l’adresse suivante : Anthemis, place Albert I, 9 – B-1300 Limal.

8.    Quel est le droit applicable et la juridiction compétente ?
La présente Politique est régie par le droit belge.
Tout litige relatif à l’interprétation ou l’exécution de la présente Politique sera soumis au droit belge et relèvera de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles.

9.    Utilisons-nous des traceurs ?
Nous utilisons des cookies sur nos sites internet.
Un cookie est un code sous la forme d’un fichier stocké sur votre ordinateur. Lors d’une visite ultérieure sur notre site internet, ces cookies peuvent alors être reconnus. Les cookies nous aident à améliorer notre site, à faciliter votre navigation, à vous offrir une publicité ciblée ou encore à analyser notre audience.
Pour en savoir plus sur notre Politique en matière de cookies, veuillez consulter notre site internet, en suivant ce lien : www.anthemis.be/cookies-policy

10.    Attention à la mise à jour de la présente politique !
Cette Politique peut être mise à jour à tout moment et sans avis de modification. Nous vous conseillons de et vous invitons à la consulter régulièrement.

Dernière mise à jour le 1er novembre 2020.